Handleiding

We nemen nu een kleine groep pilotstudio's aan boord en helpen persoonlijk bij het inrichten. Meld je aan via de wachtlijst; zodra je account klaarstaat, log je in en begin je met het inrichten van je studio hieronder.

Korte versie liever? Bekijk de interactieve demo of de veelgestelde vragen.

We snappen dat overstappen een drempel voelt. Een paar dingen die dat makkelijker maken:

• Klantenlijst overzetten. Importeer via plakken of een CSV-bestand bij Klanten › Mensen › Importeren — geen handmatig overtypen nodig. Je ziet eerst per regel wat er gebeurt; er verandert niets tot je op Importeren drukt.
• Kies je moment. Wissel bij voorkeur tussen cursusblokken of in een rustige periode, niet midden in een lopende cursus of stookcyclus.
• Niets kwijtraken bij twijfel. Downgrade je later, dan bevriezen alleen functies boven je laag — klanten, stukken en geschiedenis blijven gewoon staan.
• Je gegevens blijven van jou. Volledige CSV-export kan op elk moment, dus je zit nergens aan vast.
• Persoonlijke hulp. Mail support@getwerkbank.app — we denken mee over het overzetten vanuit je huidige tool of spreadsheet.

Bij Aan de slag kies je: je studio inrichten, of eerst rondkijken in een voorbeeldstudio. Inrichten gaat in vijf korte schermen. Je kunt alles overslaan en later aanpassen, en met "Later verder" ga je straks door waar je was.

1. Je studio. Je studionaam staat al klaar. Kies wat jullie aanbieden: doorlopende cursussen, losse workshops, inloop, paint-your-own-pottery, kinderfeestjes of stookservice — meerdere antwoorden mogelijk. Dat bepaalt welke aanbodsoorten je later kunt kiezen.
2. Je ovens. Kies een bekend model uit de lijst of vul zelf in. Eén oven is genoeg om te beginnen.
3. Hoe werk je? Volg je het werk per lichting (de hele dinsdagcursus gaat samen de oven in) of per los stuk (mix & match, voor inloop/PYOP)? Wie glazuurt: de studio, de klanten zelf of een mengvorm? Reken je stookkosten door? En hoe stook je: biscuit + glazuur, single-fire, alleen biscuit of iets anders? Weet je het niet, kies dan "Weet ik niet, kies voor mij". De stookkosten-bedragen stel je later in bij Beheer › Stookkosten.
4. Eerste aanbod. Opent het aanbodformulier (naam, soort, prijs en planning). Met "Verder met inrichten" kom je terug.
5. Delen en betalen. Je boekingslink, de code om in je eigen website te zetten, een QR-code om te printen en een testplek om zelf te boeken. Betaalherinneringen zet je hier aan; online betalen koppel je later met je eigen account bij de betaalprovider.

Daarna verfijn je alles bij Beheer › Studio, onder Studio-vragen: wat je aanbiedt, de stookvolgorde en de stappen daarvan (met droogdagen), hoe je werk volgt en herkent, wie glazuurt (alleen als dat voor jou speelt), hoe mensen zich inschrijven, ophalen en bewaren, vaste openingstijden, balie en automatische mails, en "Wie werkt mee?" (hoeveel teamleden en docenten mogen). Stookkosten en btw staan niet in die vragen: die vind je bij Beheer › Stookkosten en Beheer › Studio › Facturen en btw. Niets hiervan ligt vast.

Na het inrichten volgen vier korte acties. De kaart "Nog in te stellen" op de Werkvloer houdt bij wat nog openstaat; je kunt alles overslaan en later doen.

1. Oven toevoegen (Beheer › Ovens). Kies een bekend model uit de lijst (vult temperatuur/verbruik automatisch in) of vul zelf in. Eén oven is genoeg om te beginnen; temperatuur en kosten kun je later aanvullen. Heb je dit al bij Aan de slag gedaan, dan is deze stap klaar.
2. Klanten toevoegen. Via + Nieuw › Persoon toevoegen, of onder Klanten › Mensen (daar importeer je ook een bestaande lijst). Een naam is genoeg; een e-mailadres is nodig als je wilt dat iemand automatisch bericht krijgt. Op de kaart van elke klant staat een unieke volglink — te kopiëren of direct via WhatsApp te delen.
3. Eerste aanbod en lichting maken. Plan je aanbod via + Nieuw › Aanbod plannen of onder Planning › Aanbod: geef het een herkenbare naam (bijv. "Dinsdagavond"), een soort en een prijs. Het werk van een groep verzamel je in een lichting (gebied Werk, + Nieuw › Lichting maken).
4. Eerste stook plannen. Kies via + Nieuw › Stook plannen de oven en de soort (biscuit/glazuur). Zodra je de stook op "klaar" zet, schuift al het gekoppelde werk automatisch een stap op.

De hoofdnavigatie heeft vijf gebieden. Beheer vind je onderaan de zijbalk (tandwiel ⚙) of in het studiomenu; op mobiel onder "Meer".

• Werkvloer. Je beginscherm: wat er vandaag speelt en wat aandacht vraagt, plus de kaart "Nog in te stellen" zolang je inrichting niet af is.
• Planning. Drie tabs: Agenda (je lessen en stoken), Aanbod (nieuw aanbod aanmaken met naam, soort en prijs, en je boekingen) en Ruimtes.
• Werk. Tabs Werkplank, Ovens (zodra je een oven hebt) en Materiaal. De Werkplank toont je lichtingen en stukken per stap van je route, met filters en acties voor meerdere stukken tegelijk. Open een lichting voor het detailscherm: een voortgangsbalk (Aankomend → Bezig → In de oven → Klaar om op te halen → Afgerond) en de deelnemers in die lichting. Onder Ovens plan je stoken en zie je hoe ver ze zijn.
• Klanten. Tabs Balie (betalen, meegeven, kassa en dagafsluiting), Mensen (je klanten, met hun kaart en volglink) en Berichten (wat er is verstuurd en wie je moet bellen omdat een mail niet aankwam).
• Geld. Tabs Te ontvangen, Verkopen, Tegoeden, Facturen en Cijfers (omzet, kosten en winst; alleen voor eigenaar en beheerders). Staan stookkosten aan, dan zie je per klant een openstaand bedrag onder Te ontvangen. Teamleden zien Te ontvangen alleen als de eigenaar dat toestaat.

Elke klant met een volglink (met of zonder e-mailadres) kan een pagina openen zonder in te loggen: naam van de studio, een afvinklijst van stappen die het werk al doorlopen heeft, en — als de studio dat aanzet — huisregels om eenmalig akkoord op te geven. Heeft de klant een e-mailadres, dan krijgt die automatisch bericht bij "klaar" en bij "op te halen", met de ophaalinfo uit Beheer › Beleid & ophalen erin verwerkt.

Alle instellingen staan onder Beheer, het tandwiel (⚙) onderaan de zijbalk (of in het studiomenu). Je eigen gegevens en wachtwoord vind je onder Account in het studiomenu (je studionaam linksboven; op mobiel je avatar rechtsboven); de taalkiezer staat ook direct in dat menu. Beheer is zo ingedeeld:

• Studio. De Studio-vragen (dezelfde stappen als bij het inrichten, nu los te wijzigen), tijdzone, privacy en bewaren, contactadres, facturen en btw. Vestigingen en Ruimtes staan er direct naast.
• Ovens, Route, Stookkosten, Sluitingsdagen. Ovenbeheer, de route-editor, de stookkostenmethode met bedragen, en de dagen dat je dicht bent.
• Beleid, Mailsjablonen. Huisregels (klanten geven eenmalig akkoord), de ophaalinfo en de teksten van je mails.
• Team en Wat mag wie. Extra teamleden en docenten uitnodigen, en bepalen hoeveel zij mogen: kies een stand (Alleen het praktische werk, Het dagelijkse werk, Alles behalve geld of Alles wat medewerkers kunnen krijgen) of stel per recht in. Instellingen, terugbetalen, facturen en het team zelf blijven altijd bij eigenaar en beheerders.
• Betaalopties, Koppelingen. Online betalen koppelen met je eigen account bij de betaalprovider, en koppelingen met je website of andere systemen.

Een paar keuzes bij het inrichten hebben gevolgen verderop — handig om te weten vóór je ze maakt:

• Stookvolgorde (Studio-vragen en Beheer › Route) bepaalt de stappen die je overal terugziet — op de lichting, het stuk en de statuspagina van de klant. Wijzig je het later, dan lopen bestaande stukken gewoon door op hun huidige stap.
• Hoe je het werk volgt (Studio-vragen) bepaalt of de Werkplank standaard per lichting of per persoon groepeert — je kunt altijd allebei gebruiken, dit is alleen de standaardweergave.
• Stookkosten-methode (Beheer › Stookkosten) bepaalt of er ooit automatisch een bedrag verschijnt onder Geld › Te ontvangen. Staat de methode op "Uit", dan blijft dat leeg tot je hem aanzet. Stookkosten horen bij een betaald abonnement, niet bij Start.
• Boekingsmethode (Studio-vragen) bepaalt of jullie alle boekingen zelf invoeren, of dat mensen zelf boeken via een Werkbank-boekingspagina of een code op je eigen site. De link, de code en de QR-code vind je ook bij Aan de slag › Delen.
• Ophaalinfo (Beheer › Beleid › Ophaalinfo) vul je apart in: de Studio-vragen vragen alleen hoe het ophalen werkt (vaste openingstijden, op afspraak of tijdens de lessen), niet het adres of de instructies zelf. Zonder die tekst weten klanten niet waar ze moeten zijn.
• Wat mag wie (Beheer › Wat mag wie) bepaalt wat teamleden en docenten zien en doen. Ziet een collega iets niet dat jij wel ziet, zoals Te ontvangen of het Beheer-overzicht, kijk dan hier.

Ik heb geen inlog-e-mail of resetlink ontvangen

Check je spamfilter. Kom je er niet uit, mail support@getwerkbank.app — we helpen je handmatig verder.

Een klant zegt dat de link niet werkt

Volglinks zijn persoonsgebonden en blijven geldig zolang de klant in je studio staat. Is iemand per ongeluk verwijderd, voeg 'm opnieuw toe — er komt een nieuwe link.

Ik wil een instelling opslaan maar het lukt niet

Sommige functies (zoals huisregels en stookkosten) zitten achter een upgrade; je ziet dan een melding met een link naar de abonnementen. De basisfuncties (stukken volgen, ovenplanning, klaar-mails) zitten in elke laag, ook in Start, binnen de limieten van je laag. Ontbreekt een knop of krijg je "geen toegang"? Dan staat je rol dat niet toe: vraag het de eigenaar of een beheerder (Beheer › Wat mag wie).

De stookkosten kloppen niet / staan niet aan

Stookkosten staan standaard uit. Zet ze aan bij Beheer › Stookkosten en kies een methode (vast bedrag of kWh × tarief). Lukt opslaan niet? Dan hoort deze functie bij een betaald abonnement, niet bij Start. Reken de eerste keer een testbedrag na voor je hem scherp zet.

Werk schuift niet automatisch door na een stook

Automatisch doorschuiven gebeurt alleen als het werk aan die stook gekoppeld was toen je hem plande. Los toegevoegd werk ná het plannen moet je handmatig aan de stook toevoegen, of de stap met de hand bijstellen op de Werkplank.

Ik wil van taal wisselen

Op de website klik je "NL"/"EN" rechtsboven; in de app wissel je van taal in het studiomenu (je studionaam linksboven; op mobiel je avatar rechtsboven).

Sta je oplossing er niet bij? Mail support@getwerkbank.app